La cuenta atrás para el gran día: qué hacer las dos semanas antes de tu boda
Después de meses tomando decisiones, imaginando cada detalle y organizando uno de los días más importantes de vuestra vida, llega un momento en el que todo empieza a sentirse mucho más real.
Faltan dos semanas para la boda.
El menú está elegido, los invitados prácticamente confirmados, la decoración definida, los proveedores contratados y gran parte del trabajo parece estar hecho.
Y, sin embargo, comienza una de las fases más importantes de toda la organización.
Los últimos quince días no deberían ser el momento de tomar grandes decisiones. Son el momento de confirmar, coordinar y ordenar todo lo decidido durante los meses anteriores para conseguir que, cuando llegue el gran día, vosotros solo tengáis que preocuparos de disfrutar.
En AQUA hemos vivido muchas bodas desde dentro y sabemos que una buena recta final puede cambiar completamente la manera en la que una pareja vive los días previos a su boda.
Dos semanas antes: menos decisiones y más confirmaciones
Cuando faltan quince días, es fácil pensar que todavía queda tiempo.
Pero es precisamente ahora cuando empiezan a concentrarse pequeños cambios: un invitado que finalmente no puede asistir, una intolerancia alimentaria que aparece a última hora, una modificación en el seating plan, una canción que todavía no se ha elegido o un proveedor que necesita confirmar su horario de llegada.
Individualmente parecen pequeños detalles.
Juntos pueden convertirse en decenas de mensajes, llamadas y decisiones.
Por eso, estas dos semanas deberían utilizarse principalmente para cerrar información, no para reinventar la boda.
Centralizad toda la información
WhatsApp, correos, notas, documentos, capturas de pantalla…
Después de meses organizando una boda, es muy habitual que la información termine repartida por todas partes.
En la recta final conviene reunir en un mismo lugar todo aquello que pueda necesitar el equipo durante el evento: contactos de proveedores, horarios, número definitivo de invitados, distribución de mesas, alergias e intolerancias, canciones, discursos, sorpresas, pagos y cualquier indicación especial.
Cuanto más clara esté la información antes de la boda, menos preguntas tendrán que llegar a la pareja durante el gran día.
Cerrad el número de invitados
Esta es una de las confirmaciones más importantes para el catering.
No hablamos únicamente del número total de personas. También necesitamos conocer quién necesita un menú especial.
Niños, vegetarianos, veganos, celíacos, alergias, intolerancias o cualquier otra restricción alimentaria deben quedar correctamente identificados.
Además, es el momento de revisar el seating plan y comprobar que cada invitado está situado correctamente.
Para cocina y sala, esta información es fundamental. Nos permite preparar cada servicio con antelación y asegurarnos de que cada invitado recibe aquello que necesita.
Revisad el menú una última vez
Aperitivos, showcookings, plato principal, postre, recena, bebidas…
A estas alturas seguramente lo habéis hablado muchas veces, pero merece la pena hacer una última revisión.
No para cambiarlo todo, sino para comprobar que lo contratado coincide exactamente con lo que esperáis encontrar el día de la boda.
También es un buen momento para confirmar detalles como el número de menús infantiles, opciones especiales o cualquier servicio adicional que se haya incorporado durante los últimos meses.
El timing: la pieza que conecta todo
Si hay un documento especialmente importante durante estas últimas semanas, es el timing de la boda.
El timing reúne todo lo que va a suceder durante el día: llegada de proveedores, ceremonia, cóctel, banquete, discursos, sorpresas, corte de tarta, primer baile, fiesta, barra libre o recena.
Pero un buen timing no consiste simplemente en colocar horas.
Tiene que tener en cuenta los tiempos reales de cada servicio.
Cocina necesita saber cuándo comienza el banquete. Fotografía debe conocer cuándo habrá un brindis o un momento especial. Música necesita saber cuándo tendrá lugar una entrada. Sala debe anticiparse a cada transición.
Cuando todos los equipos trabajan con la misma información, la boda fluye de otra manera.
Confirmad los momentos especiales
Hay momentos que parecen pequeños hasta que llega el día.
¿Qué canción sonará durante vuestra entrada?
¿Habrá discursos?
¿Quién llevará las alianzas?
¿Habrá algún regalo o sorpresa?
¿Queréis una canción especial para el corte de la tarta?
¿Quién dará paso al primer baile?
Todo aquello que implique a diferentes proveedores debería aparecer en el timing.
Así, mientras vosotros simplemente vivís el momento, detrás hay un equipo preparado para que suceda exactamente como lo habíais imaginado.
Revisad también la logística
Hay una parte de las bodas que los invitados prácticamente nunca ven.
Montajes, accesos, horarios de proveedores, electricidad, sonido, iluminación, mobiliario, distribución de espacios o planes alternativos en caso de cambios meteorológicos.
Y precisamente porque no se ve, muchas veces se olvida.
Estas dos semanas son un buen momento para comprobar que cada proveedor sabe dónde tiene que estar, a qué hora y qué necesita para realizar su trabajo.
Y después… delegad
Probablemente sea una de las cosas más difíciles para muchas parejas.
Habéis pasado meses tomando decisiones sobre vuestra boda y, cuando finalmente llega, parece extraño dejar de controlar cada detalle.
Pero llega un momento en el que hay que hacerlo.
Si habéis elegido profesionales en los que confiáis, permitidles trabajar.
El día de vuestra boda no debería empezar respondiendo mensajes de proveedores, resolviendo dónde colocar una mesa o preguntando cuándo debe comenzar el servicio.
Debería empezar disfrutando.
Los últimos días también forman parte del recuerdo
Intentad dormir bien. Comed con normalidad. Reservad algún momento para vosotros. Pasead, desconectad y hablad de cualquier cosa que no tenga que ver con la boda.
Porque lleváis meses preparando una celebración que probablemente pasará muchísimo más rápido de lo que imagináis.
No permitáis que el estrés de los últimos días os impida disfrutar también de la ilusión de estar a punto de vivirla.
En AQUA, la boda empieza mucho antes de que lleguen los invitados
Para nosotros, una boda no comienza cuando se sirve el primer aperitivo.
Empieza mucho antes.
Cuando cocina comienza la producción. Cuando sala revisa el montaje. Cuando se comprueban las intolerancias. Cuando repasamos el seating. Cuando coordinamos los horarios. Cuando revisamos el timing y anticipamos qué necesitará cada momento.
Gran parte del trabajo que hace posible una boda ocurre cuando los novios todavía no han llegado.
Y precisamente esa es la idea.
Que cuando vosotros aparezcáis, todo esté preparado para que dejéis de organizar vuestra boda y empecéis, por fin, a vivirla.
Porque una gran celebración no es aquella en la que absolutamente todo sucede según el plan.
Es aquella en la que, incluso cuando surge algo inesperado, el equipo sabe cómo reaccionar y la experiencia continúa fluyendo.
Después de meses de preparativos, los últimos quince días tienen un único objetivo: dejar todo listo para que, llegado el momento, podáis hacer exactamente aquello para lo que habéis organizado todo esto.
Celebrar, compartir y disfrutar.
AQUA Catering